Обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Виды учётных регистров в бухгалтерском учёте. Документирование хозяйственных операций

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

— это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Виды учетных регистров в бухгалтерском учете

Поэтому далее остановимся лишь на характеристике такого элемента, как выбор формы бухгалтерского учета как совокупности используемых носителей информации (учетных регистров) и адекватною отражения в них учетного процесса.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета ФХЖ используются регистры бухгалтерского учета.

Это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Регистры бухгалтерского учета используются для регистрации, накопления и систематизации данных, полученных из первичной документации, и являются источниками для составления отчетности. В настоящей статье будут перечислены виды регистров бухгалтерского учета, а также описан порядок их утверждения.

Виды регистров бухгалтерского учета

Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.

Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.

Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:

• систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
• хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
• синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.

Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:

• одно- или двусторонние;
• шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.

• аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
• синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
• комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.

По внешнему виду регистры делятся на:

• карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
• книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
• свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
• машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.

Регистры бухгалтерского учета: перечень

В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.

В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.

Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:

Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.

Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?» .

Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.

Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.

А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.

Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.

Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:

С образцом ее заполнения можно ознакомиться в нашей статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец»

Итоги

Применение регистров бухгалтерского учета является обязательным условием для каждой компании. Ведь на их основании составляется отчетность. А кроме того, они нужны для накопления и систематизации всей важной бухгалтерской информации.

В коммерческих предприятиях формы регистров бухучета разрабатываются самостоятельно (зачастую на базе уже существующих и часто используемых регламентированных когда-то форм) и утверждаются приказом руководителя. Для госпредприятий формы регистров утверждаются Минфином.

Регистры бухгалтерского учета – это составляющая часть бухучета организации, служащая для систематизации и сохранения данных первичных учетных документов.
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухучета. Ранее информация из учетных регистров являлась коммерческой тайной.

Формы регистров бухгалтерского учета

До 2013 года формы регистров бухгалтерского учета были едиными и обязательными к применению всеми хозяйствующими субъектами.

Эти формы были представлены в Альбомах унифицированных форм. В настоящее время формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель предприятия.

Однако законодательством предусмотрен перечень обязательной информации, содержащейся в регистрах:

1. название регистра;
2. название хозяйствующего субъекта, заполняющего регистр;
3. период составления или ведения регистра;
4. хронологическая или систематическая классификация объектов учета;
5. единица измерения и валюта операции;
6. указание должностей, ответственных за ведение регистра;
7. ФИО и подписи ответственных лиц.

Бланки регистров бухгалтерского учета установлены законом и могут быть взяты из официальных сайтов, их можно скачать из Интернета, поищите при помощи поисковиков.

Классификация регистров бух учета

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по назначению, обобщению информации и виду. По назначению регистры подразделяются на

• хронологические,
• систематические,
• синхронистические (комбинированные).

В хронологических регистрах фиксируются факты хозяйственной деятельности по мере их события. Примерами хронологических регистров бухгалтерского учета являются журналы регистрации и различные реестры.

Данные в хронологических и систематических регистрах дополняют друг друга

Систематические регистры заполняются по определенным счетам, к которым относятся хозяйственные операции. Примером систематического регистра является сальдовая ведомость.

Если регистр включает в себя хронологическую и систематическую запись, то он относится к комбинированным синхронистическим регистрам. Образцом такого регистра бухгалтерского учета является Журнал-Главная.

Использование синхронистических регистров делает информацию в них более наглядной.

Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров. Эта зависимость называется правилом Мендеса.

По обобщению информации регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

1. В синтетических регистрах операции фиксируются только с указанием даты и суммы.
2. Аналитические регистры бухгалтерского учета – это формы учета, в которых систематизируется аналитическая информация, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание.

Хозяйствующими субъектами также используются комплексные регистры бухучета, соединяющие в себе принципы синтетических и аналитических регистров, а также хронометрические и систематические факторы.

При использовании таких форм итоги по синтетическим и аналитическим счетам автоматически совпадают, что освобождает от дополнительной сверки оборотов по разным ведомостям.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, свободные листы и машинные носители

1. Книга – это регистр, который в обязательном порядке прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписями ответственных лиц.
2. Карточка – это регистр в виде машинописной таблицы.
3. Свободный лист – это регистр в виде таблицы, подлежащий подшиванию. Для учета карточек и свободных листов ведутся реестры, чтобы исключить подмену регистра или в случае необходимости восстановить утраченный документ.
4. Машинный носитель – это электронный документ, хранящийся на магнитном носителе и заверенный электронной подписью. При использовании машинных носителей, информация должна своевременно выводиться в печатном виде.

Достоверность информации, отраженной в учетных регистрах обеспечивают ответственные лица.

При обнаружении ошибки в регистре исправление делает ответственное лицо с указание даты внесения исправления и скрепляет своей подписью.

Исправление делается путем однократного зачеркивания неверной информации таким образом, чтобы она оставалась читаемой. Выше указываются корректные данные.

По каждому исправлению в регистрах должны быть даны письменные объяснения ответственного лица.

Регистр бухгалтерского учета образец схемы оборота документов

Должны проверяться по форме и по содержанию. Проверка по форме предполагает контроль полноты и правильности оформления документации, а также правильность заполнения реквизитов. Проверка по содержанию - правомерность фиксируемых операций, логическая взаимосвязь между отдельными показателями. После этого проводится регистрация и группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам: информация о проведенных хозяйственных операциях из первичных или сводных документов переносится в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы стандартизированной формы, формируемые по принципу экономической группировки данных об имуществе предприятия и источниках его появления. С помощью регистров финансово-хозяйственные операции находят отображение на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры можно классифицировать по 3-м признакам : назначение; обобщение данных; по внешнему виду.

По назначению учетные регистры бывают хронологические; систематические; комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах запись о проводимых операциях проводится по мере проведения операций, без использования дополнительной систематизации (журналы, реестры и т.п.). Систематические регистры предполагают фиксацию операций по принципу счетов. При этом надо следить, чтобы записи в хронологических и систематических регистрах дополняли друг друга, и сумма оборотов одного типа регистров всегда совпадала с суммой оборотов другого. Если же в одном регистре проводить оба вида записей - хронологическую и систематическую - тогда получим комбинированный (синхронистический) регистр. Классический пример комбинированного регистра - «журнал - главная».

По обобщению данных регистры можно разделить на интегрированные и дифференцированные . Отличие их заключается в следующем: если рассмотрение регистра проводится индуктивно - от первичных документов до отчетности - то получаем интегрированный учетный регистр; если же рассмотрение проводится дедуктивно - от общей отчетности к первичным документам - тогда будем иметь дело с дифференцированным регистром.

По внешнему виду учетные регистры можно разделить на , карточки учета, свободные листы или находящиеся на цифровом носителе.

Регистр в виде книги представляет собой разграфленный специфическим образом, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером документ.

Карточка - это бланк, оформленный в виде таблицы.

Свободный лист - это находящаяся на бланке таблица, которая подлежит брошюровке. Это некий «усредненный вариант» между книгами и карточками. В принципе, сводные листы можно считать карточками, но напечатанными на тонкой бумаге значительного большего размера, чем обычные карточки. И если карточка находится в картотеке, то свободные листы брошюруются и хранятся в папках. По карточкам и свободным листам необходимо вести соответствующие реестры (перечни этих документов).

Задача реестра - контроль над учетной документацией. Таким образом исключается подмена карточки, а если даже карточка утеряется, то можно легко установить, какая именно была утеряна.

Используемые карточки могут иметь различный внешний вид. Но самые популярные такие: контокоррентные; инвентарные; многоколончатые.

Контокоррентные характеризуются односторонней формой, поскольку колонки дебета и кредита находятся рядом. Такое позиционирование данных позволяет легко контролировать финансовое состояние предприятия.

Инвентарные карточки используются при учете материальных ценностей. В них добавлена колонка «Остаток», где отображается остаток конкретного вида ценностей по завершению конкретной операции. В итоге имеем 3 колонки: приход; расход; остаток. Каждая из них разделяется еще на 2 половинки: количество и сумма. В заглавии карточки указывается лимит запаса, в результате чего наглядно видно: есть ли у предприятия конкретных материальных ценностей больше, чем надо, или же при появлении недостачи определенного имущества она сразу же станет заметна.

Многоколончатые карточки учета хозяйственных операций предполагают выделение в колонках определенных показателей. Когда одна операция фиксируется комплексными суммами, например, оплата расходов.

Машинные носители могут различаться по технической структуре. Размещение информации происходит, конечно же, не на бумаге, а на магнитном носителе. Порядок размещения бухгалтерской информации будет зависеть от типа носителя.

За достоверность отображаемой в учетных регистрах информации несут ответственность лица, подписавшие бухгалтерский отчет.

Хранение регистров бухучета должно проводиться так, чтобы исключалась возможность незаконного исправления данных. Если же такие исправления потребуются, то они должны подкрепляться подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты, согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно данному закону, информация в учетном регистре относится к категории коммерческой тайны, и лица, обладающие доступом к данной информации, обязаны соблюдать данную тайну. В противном случае может наступить ответственность согласно действующего законодательства РФ.

Виды учетных регистров.

Рассмотрим более детально выбор формы бухгалтерского учета в контексте использования различных носителей информации и способом фиксации в них учетных данных.

С целью классификации и накопления учетной информации, находящейся в первичных учетных документах, и последующего отражения ее на счетах бухгалтерских ведомостей используют регистры бухгалтерского учета

Синтетические учетные регистры - это такой вид регистров, где операции отображаются в обобщенном виде в денежном эквиваленте. Вся информация о проводимых операциях в таких регистрах указывается в ракурсе синтетических счетов. Пример такого регистра - Главная книга.

Аналитические учетные регистры подразумевают отображение информации по отдельным аналитическим счетам, при этом происходит детализация записей каждого синтетического счета. Записи в такие регистры будут более подробными, чем в синтетические, поскольку цифры сопровождаются текстовыми пояснениями, а рядом с ценой, при необходимости, может быть указан натуральный или трудовой эквивалент.

В последнее время все большую популярность набирают комплексные учетные регистры , объединяющие в себе указанные выше виды регистров, а также 2 вида записей - хронологическую и систематическую. Комплексные регистры актуальны при журнально-ордерной учетной форме. При комбинировании разных видов учета достигается безупречное совпадение данным по счетам, а в использовании оборотных ведомостей для сверки информации потребность автоматически исчезает. Процесс записи финансово-хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры называется разноской операций. Подобные записи выполняются на основе котировок, то есть с указанием дебета и кредита счета по операциям.

Чтобы не допустить дублирования регистрируемой информации в учетном регистре с одного и того же документа, на документе ставится отметка об уже сделанной разноске в виде значка >>, иногда обозначается страница регистра, куда внесена запись о данной операции. Указание отметок о разноске операций будет важно для дальнейшей проверки правильности записей.

Бухгалтерская практика содержит в себе разные варианты осуществления счетных записей в учетных регистрах. По одной из классификаций такие записи могут быть простыми и копировальными. Копирование записей проводится в случаях, когда возникает потребность в оттиске или копии записи.

Также запись в регистры может проводиться линейно-позиционным и шахматным способами.

Линейно-позиционный способ заключается в том, чтобы дебет и кредит записывать в одну линию. Это очень удобно для учета всевозможных расчетов, а также становится удобным контроль за погашением дебиторской и кредиторской задолженности. Отличительная особенность линейно-позиционного способа - совмещение в учетных регистрах синтетического и аналитического счетов, благодаря чему процедура бухгалтерского учета становится намного проще и к тому же достоверней.

Шахматный принцип записи операций в учетных регистрах сводится к одновременной записи суммы хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом повышается наглядность и хорошо высвечивается внутреннее содержание счетов. Шахматная запись хорошо подходит для формирования регистров при журнально-ордерной форме учета.

Документирование хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете документирование используется в качестве первичной регистрации и юридической оформления проводимых операций. Другими словами, это способ отображения влияния произошедших фактов хозяйственной деятельности на состояние предприятия. На данном этапе все данные должны отражаться правдиво и иметь доказательную базу. Учетный документ пишется в момент совершения операции, но если такое действие осуществить невозможно, то документ учета должен быть составлен после завершения операции.

Классифицировать учетные документы можно по форме и по показателям, от которых будут зависеть отображаемые в них операции. Главным показателем документа, определяющим суть записанных в ней операций, называется реквизитом.

Реквизит - это некий информационный элемент, содержащий в себе смысловую нагрузку (к примеру, вид материала, измерительная единица и т.п.). Реквизиты можно разделить на качественные и содержательные (еще называют, соответственно, признаки и показатели). В качественных реквизитах отражается объект учета (это может быть стройматериал и т.п.); содержательные реквизиты определяют характеристику учетного объекта (сорт, габариты стройматериала и т.п).

Специфика использования реквизитов будет определяться, конечно же, формой и содержанием документа. Чтобы обработка документов проходила проще, проводят их группировку по однотипным признакам. Основные признаки классификации документации являются: назначение; количество отображаемых в документе операций; способ применения документа; место составления.

По назначению учетные документы классифицируют на: распорядительные; исполнительные; бухгалтерского назначения; комбинированные.

Распорядительные документы - тип документов, включающих в себя приказ, распоряжение или предписание определенной хозяйственной операции. Например, письменные приказы и распоряжения руководителя предприятия и структурных подразделений; доверенность на получение материальных средств для организации; чеки на определенные денежные сумма, которые надо обналичить в банке и т.п. Особенность распорядительных документов в том, что они являются лишь основанием для выполнения конкретной хозяйственной операции, но не имеют подтверждения фактов проведения операций.

Исполнительные документы - служат подтверждением конкретного факта проведенной операции. Сюда входят накладные на получение-сдачу товара; приходные ордера для оформления материалов на склад; квитанции, подтверждающие факт приема материальных ценностей и т.п. Составление исполнительных документов проводится в момент совершения операции, данный тип документов служит основанием для внесения учетной записи.

Документы бухгалтерского оформления сами по себе не имеют никакого значения. Составляются они на основе распорядительных и исполнительных документов и служат вспомогательным средством для систематизации учетных записей.

Также к данной категории относятся документы, составленные бухгалтером с целью формирования и упрощения учетных записей и дальнейшего использования в учетном процессе (это могут быть бухгалтерские справки, расчеты). Ценность такие документы будут представлять только для бухгалтерии предприятия. Смысл и форма документов бухгалтерского назначения определяются техническими средствами, применяемыми в работе, а также составом и списком показателей синтетического и аналитического учетов.

Комбинированные документы будут содержать в себе признаки нескольких ранее указанных документов. Например, признаки распорядительных документов - предписывающих выполнение определенной хозяйственной операции, исполнительных - подтверждающих факт проведения операции. Кассовый ордер содержит в себе признаки нескольких видов документов: распорядительного, исполнительного и документа бухгалтерского учета. Комбинированные документы нашли широкое применение в практике бухучета.

По объему отражаемых хозяйственных операций учетные документы разделаются на первичные и сводные .

Первичные - тип документов, которые составляются в момент совершения финансово-хозяйственной операции. Первичные документы представляют собой самое первое «звено» учетной линии деятельности предприятия. Эти документы служат основой для первичного учета, поскольку именно в них фиксируется факт хозяйственной операции с помощью предварительного наблюдения и измерения. Стоит отметить, что большинство учетных документов относятся как раз к категории первичных (приходные/расходные кассовые ордера, накладные, акты приема товара и т.п.)

Сводные документы содержат в себе факты хозяйственых операций из нескольких первичных документов. Потребность в сводных документах возникла в связи с необходимостью обобщения информации из первичных документов и получения интегрированных показателей или вспомогательных данных об исследуемой хозяйственной операции и дальнейшего ее отражения в бухучете. Типичные примеры сводных документов: отчеты кассира (или кассовые отчеты), включающие в себя обобщенные данные о приходных и расходных кассовых ордерах, а также дополнительные документы; товарные отчеты, формируемые на основе первичных приходно/расходных документов и т.п.

Первичные и сводные документы могут быть составлены на обычной бумаге или на машинном носителе. В последнем случае также требуется бумажная копия документа. Это требование остается и в случае востребования документа контролирующими или правоохранительными органами.

По способу использования различают разовые и накопительные документы .

Разовые - это документы, используемые лишь для однократного отображения хозяйственных операций. Примеры: ордера прихода/расхода имущества; требование на отгрузку материалов со склада и т.п.

Накопительные - тип документов, применяемых для многократного отображения в них однотипных хозяйственных операций на протяжении определенного периода времени (неделя, месяц, квартал, декада и др.). Сюда относятся лимитные и лимитно-заборные карты, оформляемые при отгрузке материалов со склада для одного и того же получателя - цеха, участка; декадные рапорта о выработке продукции и т.п. Благодаря накопительным документам можно существенно сократить объем используемой документации.

По месту составления документы можно классифицировать на внешние и внутренние

Внешние - документы, составляемые за пределами предприятия, то есть те, которые приходят извне: платежные требования поставщиков; судебные исполнительные листы; банковские выписки по расчетным счетам и т.п.

Внутренние - документы, составляемые внутри предприятия (независимо от назначения).

Для учета могут быть использованы только те документы, которые оформлены унифицированно и правильно, согласно всех требований действующего законодательства.

Унифицированным считается такой учетный документ, который прошел утверждение в установленном порядке и используется для отображения однотипных хозяйственных операций для всех субъектов хоз. деятельности: приходные/расходные ордера; авансовые счета; платежные требования и т.п. Применение такой документации является обязательным для всех типов предприятий, независимо от вида деятельности.

Благодаря унификации документов достигается их упорядочивание. Попутно должен решаться вопрос со стандартизацией документов (разработка бланков одинаковых размеров для определенного документа).

Унификация первичной документации играет большую роль для улучшения учетного процесса, поскольку таким образом устанавливаются и утверждаются стандартные требования к документальной фиксации хозяйственных операций. Унифицированные формы первичных учетных документов могут быть составлены как на бумажном, так и на машинном информационном носителе. Постановление Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» возлагает на Государственный комитет статистики РФ функции по разработке, утверждению и последующему распространению унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий. Если документ оформлен на машинном носителе, то для его подтверждения требуется распечатка копий на бумаге с последующей постановкой подписей уполномоченными должностными лицами (определяемыми соответствующей формой документа). Подтвердить законность документа, который был создан, хранился или передавался с помощью информационных и телекоммуникационных устройств, можно электронной цифровой подписью, согласно действующего законодательства. Если же форма такого документа отсутствует в альбомах унифицированных форм, доказать его юридическую силу можно с помощью обязательных реквизитов, перечень которых регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете».

При фиксации любой хозяйственной операции требуется составление качественного подтверждающего документа, где будет реальное описание проведенной операции (сроки, объемы). Ответственность за достоверность данных в таком документе несут лица, поставившие в нем подпись.

Если документ заполняется вручную, то почерк должен быть четким и разборчивым. Запрещаются подчистки и недопустимые способы исправления внесенных данных. Если необходимо исправить ошибку, то неправильный символ зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), а сверху пишутся правильные данные. Исправление должны подтвердить лица, ранее подписавшие документ, указав при этом дату исправления и поставив повторно свою подпись.

Определенные документы - кассовые, банковские - не допускают внесение исправлений любым способом. Порядок оформления таких специфических документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, который утверждался Центробанком страны. К примеру, согласно данного Порядка в учетных документах на прием и выдачу денежных средств сумма должны быть зафиксирована не только цифрами, но и прописными буквами, начиная с заглавной первой буквы (таким образом исключаются приписки). Этот же Порядок является обязательным и при заполнении документации по отгрузке материалов.

С целью установления контроля за рядом учетных документов, могут заполняться корешки чеков, квитанций, выписок под копирку. Такой контроль позволяет избежать всевозможных ошибок или неправомерных операций, не допустить непредвиденные растраты, кражи и любые злоупотребления служебным положением.

Чтобы не допустить двойного использования одного и того же документа, данный документ может быть обязательно погашен (доверенности, кассовые ордера и т.п.). Для их погашения надо поставить соответствующий штамп или надпись: «Получено», «Оплачено» и т.п., с фиксацией даты. Наличие штампа о погашении аннулирует действие всех банковских документов, а также документов, по которым начисляется и выплачивается заработная плата.

Составленные должным образом учетные документы подлежат передаче в бухгалтерию для последующей обработки и занесения в бухгалтерский учет обозначенных в документах операций. После этого учетные документы отправляют в архив.

Документооборот - это процесс перемещения учетных документов от момента выписки (или составления, распечатывания), использования, обработки бухгалтерией, внесения в учетные регистры и до самой сдачи на хранение в архив.

Документооборот предусматривает внедрение схем и графиков перемещения учетных документов. Графики будут содержать в себе примечания с указанием: перечня документов; какое должностное лицо занимается составлением конкретного документа; кому затем передается документ; информация про обработку и распределение документов.

Сразу после поступления в бухгалтерию учетные документы должны проверяться по существу операции и соответствия требованиям оформления.

Проверка по существу операции сводится к проверке соответствия проведенной операции, которая указана в документе, требованиям действующего законодательства. Этот вид проверки является одним из важнейших факторов контроля законности и целесообразности операции, осуществляемый работниками бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов ставит задачу выяснить: соответствует ли документ утвержденной законодательством форме; достоверны ли указанные в нем реквизиты; правильно ли исправлялись ошибки; действительно ли подписи поставлены указанными должностными лицами и пр. При выявлении нарушений в указанных пунктах, документ подлежит возврату на дооформление.

Если учетный документ прошел проверки, он поступает в бухгатерию для учетной обработки. Такая обработка подготовит документ к внесению в учетные регистры. Объем бухгалтерской обработки документов будет зависеть от количества и качества операций, указанных в конкретном документе. Например, если в них нет денежного измерителя, то вначале будет проведена расценка или таксировка (количественные показатели умножают на цену одно единицы). Если же требуется систематизировать и собрать вместе находящиеся в документах данные, их группируют по экономической сути обозначенных финансово-хозяйственных операций, применяя группировочные и накопительные ведомости.

Затем идет следующий этап бухгалтерской обработки учетных документов - контировка (или разметка), в ходе которого указывают корреспондирующие счета, по которым проводились операции, ставшие причиной выписки данных документов.

Современное специализированное программное обеспечение дает возможность создать некую систему электронного товарооборота. При этом размещение проводится не в файлах и директориях, а в электронных папках, шкафах, на полках и секциях (как и обыкновенные документы). И чтобы найти нужный документ, применяется специальная поисковая система, в которой ключевыми точками могут выступать: дата создания документа; определенные словосочетания; название организации и еще некоторые параметры.

После использования документы подлежат сдаче в архив. А хранящиеся в архиве документы могут выступать подтверждением при ревизионных, аудиторских проверках; в качестве доказательства при решении спорных вопросов в суде; в виде справок. Поэтому хранение документов должно проводиться так, чтобы обеспечивалась надежная сохранность вместе с высоким уровнем скорости нахождения.

После полной обработки бухгалтерией документы хранятся в архиве бухгалтерии, а потом перемещаются в архив предприятия. Перед сдачей в архив проводиться группировка документов по папкам согласно хронологии появления и по видам операций. Факт передачи документа в архив предприятия регистрируется в архивной книге.

Срок хранения учетных документов в архиве предприятия определяется Федеральной архивной службой, и составляет такой срок минимум 5 лет. Для отдельных видов документов устанавливаются определенные сроки: лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет; доверенность на получение денег или иного ценного имущества - 3 года и т.п.

По завершению сроков хранения особо важные документы должны передаваться в Государственный (по месту нахождения предприятия), а остальные виды - уничтожаются. В случае передачи определенных документов в Госархив, в архивной книге делается соответствующая запись и ссылка на документ, подтверждающий передачу.

Изъять первичные документы у предприятия могут: органы следствия, дознания, прокуратуры, суда, налоговой инспекции по постановлениям указанных органов и согласно действующего Уголовно-процессуального кодекса РФ. При изъятии учетных документов составляется протокол, копия протокола имеют право получить директор и главный бухгалтер предприятия. Также указанные должностные лица (или другие уполномоченные лица) могут снять ксерокопию изымаемых документов в присутствии представителей органов, производящих изъятие. На копиях ставится дата и причина изъятия.

Если учетные документ незаконно исчезает или уничтожается, директор предприятия назначает комиссию для расследования данного факта. При необходимости могут быть приглашены представители правоохранительных органов, сотрудники охраны или МЧС (о чем в конкретном приказе делается оговорка). По результатам проверки комиссия составляет акт, утверждаемый директором предприятия.